Una factura era hasta hace poco, un documento en papel que refleja la entrega de un producto o la provisión de servicios, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar como contraprestación.Este proceso está cambiando gracias a la facturación electrónica, que está regulada en el Reglamento de Facturación publicado en Real Decreto 1496/2003 y modificado por el Real Decreto 87/2005. Este reglamento constituye la transposición de la Directiva 2001/115.
La facturación electrónica consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos(ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados cualificados, con la misma validez legal que las facturas emitidas en papel. Para definirla más concretamente decir que es el documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico,que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva su mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel.
Una factura electrónica puede ser emitida en diferentes formatos entre los que destacan e: EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt. En relación al proceso de facturación electrónica, este se traduce en la trasmisión de la factura, gestionada a través de un ordenador a otro de forma telemática. El receptor de esa factura la conserva de forma electrónica y desde él, de ser preciso, se pone a disposición de la Administración Tributaria por esta misma vía telemática, es decir los usuarios llevan a cabo toda la operativa en sus ordenadores.
Entre las ventajas de la facturación electrónica se destaca:
- Ahorro de costes.
- Mejora de la eficiencia.
- Integración con ERPs.
- Optimización de Tesorería
- Obtención de información en tiempo real.
- Reducción de tiempo de Gestión.
- Agilidad en la toma de decisiones.
- Administración y contabilidad automatizada.
- Control de acciones erróneas.
- Uso eficaz de recursos financieros.
Seguiremos hablando mucho más sobre la facturación electrónica, de momento puden también ver este post en una presentación: